Personvern og GPDR Scanditest Norge AS

Scanditest Norge AS sin virksomhet er salg, markedsføring, support og service til bedriftsmarkedet. Kontaktpersoner under firmaer er lagret i våre systemer utelukkende for å håndtere profesjonelle behov samt at de består kun av navn, telefon nummer, epost og interessefelt innenfor relevante virksomhetsområder. Behandlingsansvarlig for kontaktinformasjon i vår bedrift er daglig leder og ansvar er delegert til databehandlere som er selgere delt inn etter agenturer eller logistikkstøtte.

Informasjon om våre lagrede persondata gis ut på forespørsel til den det gjelder, og sletting utføres innen 14 dager etter krav om dette er mottatt.

1. Hensikten med vår lagrede kontaktinformasjon på person nivå er å kunne sende ut relevant informasjon til riktig person hos våre samarbeidspartnere. Dette er utelukkende gjort for å skape god informasjonsflyt med relevante kontaktpersoner. Det kan også være relevant og kontakte rett person dersom det er avdekket avvik/ uforutsett hendelse med levert informasjon eller utstyr.

2. Vår lovmessige rett til å samle inn denne informasjon kan listes opp som følger.

Vi har ett eksisterende kundeforhold og det er nødvendig for å oppfylle avtale inngått.
Vi har innhentet samtykke.
Vi er lovpålagt til å gjøre det.
Vi har objektive grunner til det og det er ikke til skade for personen
Vi deler ikke informasjon med mindre vi er lovpålagt til å gjøre det eller dette kreves som ett ledd for å oppfylle avtale.

3. Kilden for våre lagrede personopplysninger kan listes opp følgende:

Forespørsel fra firma kunde
Kunde besøk
Personlig kontakt på messer/ utstillinger
Forespørsel generert på www.scanditest.no
Forespørsel generert på våre leverandørers www

4. Vi klassifiserer lagrede persondata som interne og eksterne:

Interne forhold på personnivå blir behandlet av og kontrollert av økonomi ansvarlig. Dersom det forefinnes utskrift av person opplysninger om ansatte skal disse oppbevare i låst safe plassert i virksomhetens lokaler.
Eksternt: informasjon er lagret som beskrevet i punkt 2. og vurderes av oss som ikke sensitive opplysninger og har derfor ikke behov for ekstra sikkerhetstiltak

5. Vi lagrer persondata så lenge det er ett pågående kundeforhold/ relasjon. Dersom det har vært innaktivitet over 5 år medfører dette sletting i vårt crm system. Annen informasjon lagres så lenge det er lovpålagt.

6. Økonomiansvarlig har tilgang til opplysningene i lønnssystemet og ansattes personalopplysninger. Selgere og servicepersonell har tilgang til kundeinfo i CRM systemet.

7. Firma navn , adresse samt kontaktperson med e-postadresse blir oversendt våre leverandører ved bestilling av varer. Disse leverandørene er fra Sveits, Tyskland , Italia , Danmark , England og USA.

8. Kunde/CRM systemet vi benytter er sky basert SuperOffice . Økonomisystemet er fra Unimicro. MS-Office 2016 benyttes som e-post software.

9. Ved overgangen til sky basert CRM-SO i januar 2018 ble alle eksisterende kunder satt til hjemmel – Berettiget interesse da vi allerede hadde ett kundeforhold til dem. Nye kontaktpersoner som blir opprettet fra 25mai 2016 får tilsendt en bekreftelse om at vi har opprettet dem i SO.

10. Kundedata som blir lagret i CRM systemet er ikke av sensitiv art. Økonomi- og lønnssystemet er på økonomiansvarliges PC sikret med passord. All annen intern info lagres i safe.